Letzte Aktualisierung: 26.07.2016

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Rechnungsprogramme Ratgeber

In der Geschäftswelt gibt es viele wichtige Faktoren, von denen eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung abhängt. Dazu gehört zum Beispiel auch die pünktliche und zufriedenstellende Überbringung der dargebotenen Waren oder die Ausführung der angebotenen Dienstleistungen. Aufträge dürfen nicht vergessen werden und müssen zeitnah ausgeführt sein. Um diese dann in Geld umzuwandeln, muss jeder Unternehmer in der Lage sein, nach Erbringung seiner Leistung diese auch in Rechnung stellen zu können. Denn ohne eine Rechnung, welche auch Faktura genannt wird, erfolgt auch kein Transfer finanzieller Mittel. Doch was ist nun eigentlich eine Faktura und wie wird diese erstellt? Eine Faktura ist ganz einfach ein Dokument, welches Angaben zur Forderung von Geld für eine gelieferte Ware oder Dienstleistung enthält. Eine Rechnung darf heute sowohl auf dem Postweg wie auch elektronisch an den Empfänger verschickt werden und muss gar nicht immer nur die Forderung einer Zahlung beinhalten. In bestimmten Fällen der Kulanz, wenn beispielsweise kostenfreie Lieferungen oder Dienstleistungen erfolgen, kann aus einer Rechnung auch eine Gutschrift werden.

Gerade Unternehmensgründer befinden sich häufig im langwierigen Prozess, die wichtigsten Fakten zu diesem Thema zu recherchieren und verbringen sehr viel Zeit damit, sich eine eigene, aussagekräftige und vor allem in den Angaben richtige Vorlage für ihre Rechnungen zu erstellen. Fragen wie „Welche Angaben müssen eigentlich in meine Rechnung?“, „Wie füge ich ein Logo ein?“ und „Wie soll meine fortlaufende Rechnungsnummer aussehen?“ beschäftigen vor allem Neugründer. Genau aus diesem Grund enthält der hier folgende Ratgeber alle wichtigen Angaben, die Unternehmer und auch Kleinunternehmer benötigen, um die Fakturierung möglichst schnell und einfach zu gestalten. Um eine Rechnung schreiben zu können, muss die Faktura ganz bestimmte Angaben beinhalten. Fehlen hier einige dieser wichtigen Angaben, kann es durchaus sein, dass die Rechnung vom Steuerberater und vom Finanzamt nicht akzeptiert wird. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit, dass schon die Rechnung im Muster perfekt ausgearbeitet ist. Um eine perfekte Rechnung als Vorlage zu erhalten, gibt es verschiedene Wege.

Rechnung schreibenDas Internet bietet beispielsweise massenhaft Seiten an, in denen Tipps und Tricks für die Musterrechnung zu finden sind. Entsprechende Downloads stehen hier zur Verfügung. Aber auch Microsoft und Open Office stellen verschiedene Muster einer Rechnung bzw. Rechnungsvorlagen zum Download. Um die Ausarbeitung dieser schneller und deutlich effizienter zu gestalten, eignet sich jedoch auch ein Rechnungsprogramm, welches nicht nur die Musterrechnung liefert, sondern auch mit vielen anderen Funktionen und Vorteilen überzeugt. Das Internet hält hier wieder viele verschiedene Programme bereit, zu denen zum Beispiel auch „Easybill“, „Fastbill“ und „Billomat“ gehören. Diese können zum Beispiel auch jeden Beleg und jede Quittung mit einer Erfassungssoftware scannen und so genau aufnehmen, ohne, dass sich Fehler einschleichen.

Was ist ein Online Rechnungsprogramm?

Gerade für Personen, die sich in der Existenzgründung befinden, und Personen, die als Kleinunternehmer tätig sind, ist schon das Wort Buchhaltung oft ein großer Angstgegner. Das Risiko, hier etwas falsch zu machen, ist sehr hoch. Und die Angst vor den daraus resultierenden Konsequenzen ebenfalls. Eine Rechnungssoftware oder ein Fakturierungsprogramm kann Abhilfe schaffen und den Alltag mit dem eigenen Unternehmen deutlich erleichtern und unterstützen. Ein Rechnungsprogramm eignet sich insbesondere für Kleinunternehmer und kleine Unternehmen, in denen sich die Aufgaben in Grenzen halten und die Anstellung einer Sekretärin in der Regel nicht lohnt. Und es ist der erste Schritt in ein papierloses Büro.

Allerdings kann ein Fakturierungsprogramm deutlich mehr, als nur die eigene Rechnung zu schreiben. Je nach Version und notwendiger Ausstattung lassen sich mit dem Online Rechnungsprogramm auch alle anderen Tätigkeiten ausführen, die in einem Unternehmen anfallen und von einem Sekretariat gehandhabt werden würden. Dazu gehört beispielsweise die Auftragsverwaltung, das heißt Aufträge zu erstellen und auch zu bestätigen, Bilanzen zu erstellen, Lieferscheine zu drucken, eine Einnahme-Ausgabe-Rechnung zu kreieren, Mahnungen zu erstellen und zu verschicken, Belege und Quittungen zu erfassen und entsprechend abzulegen und vieles mehr. Ein Rechnungsprogramm hilft dem Unternehmer dabei, alle Rechnungen und Mahnungen, aber auch steuerlich relevante Dokumente rechtssicher zu erstellen und zu erfassen. So gibt es am Jahresende keine unliebsame Überraschung.

Ein Rechnungsprogramm unterstützt den Anwender in vielerlei Hinsicht. So hat er die Möglichkeit, beim Rechnung Schreiben gleich einen bestimmten Rabatt oder einen Skonto einzufügen und die Fälligkeit der Zahlung festzulegen. Denn auch die ist in der Geschäftswelt sehr wichtig. Mit der Angabe der Fälligkeit wird der Zahlung für die erhaltene Leistung oder Ware eine Deadline gesetzt. Wird diese überschritten, darf der Unternehmer oder Kleinunternehmer eine Mahnung senden und eventuell weitere Schritte einleiten. Die Mahnung kann er ebenfalls mit dem Rechnungsprogramm erstellen. Gutschriften lassen sich genauso verrechnen. Doch das ist noch nicht alles, was eine Rechnungssoftware kann. Je nach Version und Ausstattung lässt die Software auch die Kundenverwaltung zu, was bedeutet, dass Daten von Kunden wie Namen und E-Mail-Adresse eingegeben und auf Änderungen hin überprüft werden können. Gleiches gilt auch für die Adressverwaltung.

RechnungssoftwareBesitzt das Unternehmen einen eigenen Shop bei Amazon oder Ebay, ist auch der Import und Export dieser Daten möglich. Vollkommen automatisch natürlich. Je nach Größe des Unternehmens, eignen sich unterschiedliche Versionen von Rechnungsprogrammen. Die obere Tabelle, in welcher drei bekannte Online Rechnungsprogramme zum Vergleich kommen, zeigt auf, welches Rechnungsprogramm sich für welche Zielgruppe am besten eignet.

Eine Rechnung zu schreiben ist dabei mittlerweile nicht mehr nur auf dem Desktop-Rechner möglich, sondern lässt sich auch ganz einfach auf dem Smartphone oder dem Tablet PC umsetzen. Das bieten zwar nicht alle Programme an, aber einige gibt es schon. Eine personalisierte Oberfläche erleichtert nicht nur die Erstellung einer Musterrechnung, sondern auch das Rechnung Schreiben, die Verwaltung von Kundendaten und die Planung und Ausführung aller anderen Aufgaben eines Unternehmens. Natürlich verfügt der Markt auch über ganz spezielle Buchhaltungssoftware, die sich direkt an Steuerberater und Buchhaltungsbüros wendet. Diese Software verfügt über eine direkte Anbindung mit DATEV und erleichtert so das Einlesen und Auswerten aller Belege, Quittungen, Rechnungen und Nachweise.

Um genau zu wissen, welche Version die geeignete für das eigene Unternehmen ist, kann jeder Unternehmer fast jedes Rechnungsprogramm eine bestimmte kostenlose Zeit testen und so herausfinden, welche Software die besten Funktionen für ihn bereithält. Die vorgegebene kostenlose Testphase reicht in der Regel vollkommen aus, um sich hier einen genauen Überblick zu verschaffen.

Wozu eine Rechnung schreiben?

Aus welchem Grund muss man nun eigentlich eine Rechnung erstellen und wann genau muss man eine Quittung schreiben? Wann man eine Quittung schreiben muss, lässt sich sehr schnell erklären: immer dann, wenn eine Leistung oder Ware erhalten und so der Zahlungseingang bestätigt werden soll. Hingegen stellt ein Unternehmer oder Kleinunternehmer eine Rechnung aus, wenn er die Bezahlung einer Leistung oder Ware fordert. Natürlich besteht immer die Möglichkeit, alle Rechnungen manuell zu erstellen und die Bezahlung oder Nicht-Bezahlung der ausgestellten Rechnungen in Eigenregie zu überwachen. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass keinerlei monatliche Kosten für ein Rechnungsprogramm anfallen. Ab einem gewissen Aufwand macht es jedoch Sinn, sich nach einem geeigneten Fakturierungsprogramm umzusehen. Denn Rechnungsprogramme wie „Easybill“, „Fastbill“ und „Billomat“ bieten im Geschäftsleben einige Vorteile, die ein hohes Maß an Zeit und Aufwand einsparen können. Außerdem unterstützen diese Programme jeden Unternehmer dabei, seine Rechnungen schnell und einfach zu erstellen und zu verwalten. Wer eine Rechnung schreiben muss, ist auch recht eindeutig, die folgenden Berufsgruppen sind allerdings die typischen Kunden bei Easybill, Fastbill und Billomat:

  • KMUs aus der Gastronomie / stationären Handel
  • Ebay Powerseller / Amazon Verkäufer
  • Handwerker
  • Anwälte / Notare / Steuerberater
  • Webdesigner
  • Freie Autoren / Texter / Werbetexter
  • Programmierer / Webmaster

Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?

Egal, ob eine Rechnung online oder auf dem Postweg verschickt wird, es gehören immer eine Menge wichtiger Angaben auf das Dokument. Nur, wenn alle relevanten Daten auf der Rechnung zu finden sind, ist diese gegenüber dem Steuerberater und dem Finanzamt gültig und lässt sich so verrechnen. Deswegen gehören immer folgende Angaben auf eine Rechnung:

  • Vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Empfängers der Leistung
  • Eigene Steuernummer/ Umsatzsteuer-ID
  • Steuernummer/ Umsatzsteuer-ID des Kunden, sofern es sich um eine Gutschrift handelt
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Betrag
  • Rabatt, Skonto

Ein Rechnungsprogramm hilft Unternehmern dabei, keine dieser Angaben zu vergessen, wenn sie eine Rechnung schreiben. Die Software sorgt dafür, dass jede ausgestellte Faktura bei dem Steuerberater und dem Finanzamt Bestand hat und berücksichtigt werden kann.

Vor- und Nachteile von Online Rechnungssoftware

Natürlich bieten viele Online Rechnungsprogramme eine Vielfalt an verschiedenen Vorteilen, gerade für Selbstständige, die sehr viel unterwegs sind und nicht viel Zeit damit verbringen wollen, Belege einzubuchen oder Kundendaten einzulesen. Die Erstellung der Rechnungen soll keine Stunden in Beschlag nehmen und selbst Unternehmer, die sehr flexibel sein möchten und viel unterwegs sind, profitieren von den Rechnungsprogrammen. Diese sind häufig so aufgebaut, dass sie sich von einem Tablet PC oder Smartphone steuern lassen. In der Regel wird ein Rechnungsprogramm nicht als Vollversion gekauft, sondern viele einzelne Funktionen, die für das eigene Unternehmen von Bedeutung sind, lassen sich individuell auswählen. So wird in den unterschiedlichen Staffelungen immer nur das gezahlt, was auch wirklich vonnöten ist. Die Vor- und Nachteile von Online Rechnungssoftware lassen sich in etwa wie folgt zusammenfassen:

Vorteile

  • Im Gegensatz zu Desktop-Software bedeutet ein Online Rechnungsprogramm bedeutend weniger Einstiegskosten. In vielen Fällen können Unternehmer sogar mehrere Personen anmelden, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.
  • Die Flexibilität des Unternehmers steht ganz weit oben auf der Liste. Während zu Beginn einer Selbstständigkeit noch wenig Faktura generiert wird, wächst mit der Zeit der Kundenkreis. Ein Online Rechnungsprogramm passt sich ganz individuell der Situation an, indem sich Tarife optimieren lassen.
  • Je nach Umfang der Funktionen gibt es dann verschiedene Staffelungen in den Preisen.
  • Auch die Verfügbarkeit ist wichtig für viele Unternehmer. Von unterwegs, aus dem Zug oder von Zuhause aus ist das Programm erreichbar.
  • Neue Gesetze, Werte oder alle anderen Anpassungen werden ganz automatisch auf dem Laufenden gehalten. Über automatische Updates sind alle Programme auf dem jeweiligen Server des Anbieters auf dem aktuellen Stand.
  • Ob der Versand der Rechnungen per Post oder Online erfolgt, ist jedem Unternehmer selbst überlassen. Die Tendenz geht aber deutlich zur Online-Rechnung, da hier Versandkosten eingespart werden und das papierlose Büro in greifbare Nähe rückt.
  • Eingegebene Daten werden immer verschlüsselt gespeichert, sodass kein Unbefugter darauf Zugriff hat.
  • Da die notwendigen Daten auf den Servern der jeweiligen Anbieter gespeichert werden, bedarf es keiner Installation einer Software.
  • Es muss nichts konfiguriert werden.
  • Es muss keine Datensicherung mehr betrieben werden, falls der Rechner mal kaputt geht.
  • Fast alle Anbieter zeigen die Funktionen der Software mittels kostenfreier Testzugriffe.
  • Muster, Vorlagen und Beispiele lassen sich bequem herunterladen.

Nachteile

  • Es steht die Frage im Raum, was mit den online gespeicherten Daten passiert, wenn der Server des Online Rechnungsprogramms einmal ausfällt.

Es besteht kein Zweifel daran, dass ein Online Rechnungsprogramm jeden Unternehmer oder Kleinunternehmer dabei unterstützt, Rechnungen zu erstellen und entsprechend zu verwalten. Vor allem natürlich dann, wenn diese Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen. Je nach Branche ist es auch möglich, dass der Aufwand der Rechnungsstellung gar nicht so hoch ist, dafür aber sonst viele Aufgaben anfallen, die eine Sekretärin übernehmen würde. Beispielsweise müssen Belege und Quittungen eingescannt, Stammdaten von Kunden und Artikelstammdaten verwaltet und sonstige Aufgaben ausgeführt werden, die sehr viel Zeit und Anstrengungen kosten.

Rechnung schreiben bis 150 €: Kleinstbetragsrechnung

Oft müssen Kleinunternehmer eine Rechnung erstellen, deren Wert die Grenze von 150 € nicht übersteigt. Hier können einige Pflichtangaben, wie sie bereits unter Punkt 4 genannt wurden, weggelassen werden. Das minimiert den Aufwand bei der Rechnungserstellung. Mit einem Rechnungsprogramm bedarf es keiner großen Recherche, welche Angaben genau wegfallen können und welche auf die Rechnung gehören. Denn auch dies macht das Fakturierungsprogramm vollkommen automatisch. Es lassen sich verschiedene Muster, Beispiele und Vorlagen verwenden, um eine buchhalterisch sichere Kleinstbetragrechnung erstellen zu können. Welche Angaben in die Kleinstbetragrechnung gehören, regelt der § 33 UStDV.

Diese Pflichtangaben müssen auf die Rechnung:

  • Vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers
  • Rechnungsdatum
  • Menge und Art der Leistung
  • Betrag

Diese Angaben können weggelassen werden:

  • Eigene Steuernummer/ Umsatzsteuer-ID
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Es gibt natürlich auch Ausnahmen von der Regel, die zum Beispiel im Versandhandel zu finden sind. Innerhalb der Europäischen Union kann die Kleinstbetragrechnung im Versandhandel nicht genutzt werden. Die Erstellung einer Kleinstbetragrechnung ist allerdings auch kein Muss, sondern eine Kann-Option. Ob diese Form der Rechnung zweckmäßig ist, sollte mit dem betreuenden Steuerberater besprochen werden.

Unternehmer, die mehrere Mitarbeiter beschäftigen, sollten diese im Umgang mit der Kleinstbetragrechnung schulen. Denn die Rechnungen für die kleinen Beträge gelten nur dann, wenn auf die namentliche Nennung einzelner Empfänger verzichtet wird. Jede Rechnung unter 150 €, häufig sind dies Bewirtungskosten, sollen allein auf den Namen der Firma ausgestellt sein.

Welche Software zur Online Rechnungserstellung gibt es?

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Im Internet stellen sich sehr viele Rechnungsprogramme vor, die online zu bedienen sind, was bedeutet, dass sämtliche Daten, die eingegeben werden, auf den entsprechenden Servern der Anbieter lagern. Hier finden Unternehmer und Kleinunternehmer nicht nur deutsche Anbieter, sondern auch Anbieter aus dem Ausland. Anbieter aus dem Ausland können sich für einzelne Unternehmen ebenso eignen, wie deutsche, wobei sie von den angebotenen Funktionen her nicht schlechter sein müssen. Ein Problem bei ausländischen Anbietern ist jedoch, dass die sensiblen Daten, die in das Rechnungsprogramm eingegeben werden, auf Servern im Ausland oder sogar außerhalb der EU lagern und somit unter Umständen der Datenschutz nicht zu deutschen Voraussetzungen gegeben ist. Dies sollte immer erst eingehend geprüft werden, bevor eine Rechnungssoftware aus dem Ausland zurate gezogen wird.

Die bekanntesten deutschen Namen von Rechnungsprogrammen sind unter anderem „Easybill“, „Fastbill“ und „Billomat“. Alle diese Programme bieten mehrere Versionen an, die sich nicht nur in der Leistung sondern auch im Versand der Rechnungen, dem jeweiligen Design, den gebotenen Schnittstellen, den zusätzlichen Tools und dem Service unterscheiden. Hier lässt sich natürlich eine komplette Vollversion kaufen oder kleine Pakete, die einzelne Funktionen beinhalten. In entsprechenden Übersichten kann der Interessent genau vergleichen, welche Variante die beste für ihn zu sein scheint. Doch auch Rechnungsprogramme wie „Sage One“, „Debitoor“, „Collmex“ oder „Lexoffice“ von Lexware sind bei den Anwendern recht beliebt. Sie sind in der Regel sehr einfach zu bedienen, rund um die Uhr verfügbar und lassen sich vor allem auch mobil auf dem Smartphone oder Tablet PC nutzen.

Fazit

Stapel mit RechnungenFür wen lohnt sich nun die Nutzung einer Rechnungssoftware? Wann genau macht es Sinn, sich mit einem Online Rechnungsprogramm vertraut zu machen? Prinzipiell muss dies jeder Unternehmer oder Kleinunternehmer ganz individuell entscheiden. Denn jeder hat seine eigene Akzeptanzgrenze für die täglich anfallenden Arbeiten in seinem Unternehmen. Bis zu welchem Punkt ist der Unternehmer bereit, die Kundenverwaltung selbst zu übernehmen, Rechnungen und Lieferscheine selbst zu erstellen und elektronisch oder per Post zu versenden, Mahnungen zu schreiben und die Buchhaltung zu überwachen? Und wann ist der Papierkrieg so ausgereift, dass sich der erste Schritt in ein papierloses Büro wagen lässt?

Mit Sicherheit lässt sich jedoch sagen, dass ein Rechnungsprogramm grundsätzlich immer mehr Sinn macht, als ständig die eine Rechnungsvorlage zu benutzen. Auch schon dann, wenn nur fünf Rechnungen im Monat ausgestellt werden. Auch, wer viel unterwegs und wenig am PC im Büro sitzt, profitiert von einem Fakturierungsprogramm. Denn dieses lässt sich mittlerweile in vielen Fällen auch von unterwegs steuern. Hierzu wird einfach ein Tablet PC oder das Smartphone genutzt. So lässt sich die Zeit als Beifahrer im PKW oder als Fahrgast im Zug sinnvoll für die Büroarbeit nutzen, die sonst nach dem eigentlichen, und vor allem wichtigen, Feierabend erledigt werden müsste.

Wer zu gegebenem Zeitpunkt schon einschätzen kann, dass er viele Rechnungen schreiben muss, zum Beispiel weil er über einen Onlineshop verfügt und über viele Verkäufe seine Einnahmen generiert, kann ein Rechnungsprogramm nutzen, um sich das Rechnung Schreiben zu erleichtern. Denn Daten aus dem Onlineshop lassen sich ganz einfach und vor allem automatisch in das Programm exportieren bzw. importieren. Rechnungen erstellen wird so zu einem Kinderspiel.

Mit vielen ansprechenden Vorlagen, Mustern und Beispielen ist die geeignete Rechnung als Vorlage schnell gefunden und lässt sich immer wieder verwenden. Diese lassen sich auch ganz einfach herunterladen und speichern. Ein Online Rechnungsprogramm bringt auch den Vorteil mit sich, dass man zur Verwendung nichts herunterladen muss und alle Daten online auf einem Server des Anbieters gespeichert werden.

Welche Software genau für wen infrage kommt, lässt sich im Internet in einem begrenzten Zeitraum testen, sodass jeder die richtige für sich finden kann. Komfortable Pakete mit Einzelleistungen tragen dazu bei, dass jedes Unternehmen ausschließlich die Optionen buchen, nutzen und bezahlen kann, die es auch wirklich benötigt. So steht der einfachen Verwaltung aller im Unternehmen anfallenden Aufgaben mittels praktischem Rechnungsprogramm nichts mehr im Wege.